Rechnungen per E-Mail verschicken: Der sichere Weg

By 23. März 2017Onlineshop

Der NSA-Skandal beunruhigt viele Menschen und lässt sie an der Sicherheit ihrer Daten in der digitalen Welt zweifeln. Für Online-Händler ist das keine angenehme Situation, beruht ihr Geschäftsmodell doch auf dem Vertrauen, dass ihnen ihre Kunden von vornherein entgegenbringen. Ein besonders sensibles Thema ist der Versand von Rechnungen. Online-Händler können damit Kosten für Druck und Porto sparen, doch wie viel Missbrauch mit Rechnungen betrieben wird, zeigt ein Blick in den Spam-Ordner.

Ein weiterer Punkt ist die Rechtssicherheit einer Rechnung. Viele Händler folgen bestimmten Formalien nicht und riskieren somit einen Verfall ihrer Rechnungen. Folgend haben wir mit der Unterstützung von artegic drei Tipps, wie der Online-Händler rechtlich auf der sicheren Seite ist.

Grundsätzlich muss der Kunde zustimmen, dass ihm die Rechnung per E-Mail zugesandt wird. In vielen Fällen tut er dies allerdings schlicht über die AGB. Manch ein Kunde fühlt sich dann überrumpelt, wenn er die Rechnung im Postfach hat. Tipp: Weisen Sie Ihren Kunden explizit darauf hin, dass er die Rechnung bequem per E-Mail erhält.

Verwenden Sie sichere Dateiformate für Ihre Rechnungen. Eine Rechnung als Word-File sollten Sie in jedem Fall vermeiden, weil dadurch letztlich nicht einwandfrei nachvollziehbar ist, dass Sie diese Rechnung so erstellt haben. Greifen Sie also auf geschützte Formate wie pdf zurück. Tipp: Versenden Sie die Rechnung nicht im Anhang der E-Mail. Legen Sie sie auf Ihren Server und schicken Sie dem Kunden nur einen Download-Link.

Achten Sie auf Ihre Pflichten! Auch in elektronischer Form unterliegt eine Rechnung in ihrer Gestaltung denselben Auflagen wie eine gedruckte Rechnung. Sie müssen die Lesbarkeit garantieren, dass heißt die Rechnung muss vom Kunden verstanden werden können. Interne Kürzel und Codes für Waren können vom Kunden nicht verstanden werden. Ihre Leistung muss klar ersichtlich sein.